Veja 4 medidas para melhorar o SAC via e-mail

É cada vez maior o número de consumidores que preferem resolver suas questões com as empresas por meio de ferramentas online e uma das preferidas nessas horas é o e-mail. Por isso, é muito importante que as companhias se preparem para atender a esses clientes com agilidade e qualidade. Veja 4 medidas que ajudarão a melhorar o SAC via e-mail:

Use um gerenciador de e-mailsO volume de mensagens recebidas por um SAC é gigantesco. Por isso, é muito fácil ficar perdido no meio de tantas mensagens eletrônicas, o que acaba prejudicando a produtividade e o rápido retorno ao consumidor. Para resolver essa questão, aposte no auxílio de um gerenciador de e-mails. Por meio dessa tecnologia, sua rotina de atendimento ficará muito mais simples, já que o sistema atua organizando o fluxo de mensagens que foram recebidas e enviadas pela sua companhia. Com isso, você pode fazer o controle geral de todos os dados.

Uma das grandes vantagens é que a plataforma consegue identificar os assuntos que são tratados em cada conversa, tem um recurso para acompanhar o desenvolvimento de cada uma das solicitações, faz envios de mensagens para cada categoria correta e permite priorizar os conteúdos que são mais urgentes e exigem uma ação imediata. A contratação desse sistema aumenta a satisfação dos consumidores e melhora a qualidade do serviço prestado.

Prirorize as mensagens mais urgentesO gerenciador de e-mails permite que você identifique quais são as mensagens mais urgentes, que devem ser respondidas com prioridade. Por meio do sistema, você consegue identificar até mesmo o humor de quem escreveu cada texto. De posse dessa informação, priorize sempre os conteúdos de clientes que estão nervosos e insatisfeitos, dando um retorno mais rápido para esses consumidores. Agindo dessa forma, você evita que um cliente raivoso com sua empresa comece a falar mal dela (e do seu atendimento) por toda a internet.

Aposte em pastas para organizar as mensagens por categoriasFazer uma coleta inteligente de dados é essencial para melhorar o desempenho do seu SAC. Use o modelo de pastas para categorizar as mensagens do seu serviço de atendimento. Entre exemplos de categorias estão “Mensagens a serem Respondidas”, “Urgentes”, “Problemas Recorrentes”, etc. O importante é criar categorias que sejam facilmente reconhecidas na hora que alguém precisar de alguma informação específica.

Crie mensagens padronizadas adequadasApostar no uso de mensagens padronizadas de acordo com o assunto tratado na mensagem eletrônica é uma forma de liberar seu time de atendimento para resolver questões mais estratégicas ou assuntos urgentes. No entanto, na hora de padronizar as mensagens que serão enviadas para os consumidores sobre determinado assunto, certifique-se que o profissional responsável pelo conteúdo realmente entende do assunto e o está explicando de forma clara — e sem nenhum tipo de erro gramatical. É importante ter cuidado ainda para que a resposta não pareça fria demais, como se tivesse sido escrita por uma máquina. Afinal, todo consumidor gosta de ser tratado de forma mais personalizada.

Aposte nessas dicas para melhorar o seu serviço de atendimento ao consumidor via e-mail, incrementando a qualidade do serviço prestado e aumentando a satisfação dos clientes.

Ainda tem alguma dúvida sobre o assunto? Deixe um comentário ou entre em contato conosco!