A maneira como os clientes se comunicam com as empresas passou por muitas mudanças nos últimos anos, principalmente devido a popularização do acesso à internet em todo o país. Fatores como a praticidade, a facilidade e a rapidez fizeram com que muitos consumidores optassem pela comunicação com as empresas por meio de ferramentas online, sendo o e-mail uma das principais.
Essa mudança de comportamento trouxe benefícios para os call centers, já que o e-mail se trata de um canal mais barato e ágil. No entanto, um dos principais desafios das corporações é gerir o grande fluxo de e-mails recebidos todos os dias pelos call centers com solicitações totalmente distintas.
Para que a sua empresa aumente a produtividade do atendimento via e-mail e consiga oferecer aos clientes um retorno mais assertivo e rápido, é essencial contar com uma ferramenta de gestão.
A seguir, mostraremos como uma boa gestão de e-mail auxilia na rotina dos call centers e também satisfaz os consumidores.
Quando a companhia decide implantar um software de gestão de atendimento que contempla, além do e-mail, outros canais de comunicação com a empresa, como chat, telefone e sms, todas as informações relacionados ao cliente são reunidas em uma mesma plataforma.
Além disso, essas ferramentas de gestão proporcionam uma grande facilidade para o time de call center, já que organizam os e-mails que geraram mais de um contato com a empresa, aumentando, assim, a produtividade dos colaboradores, pois eles não perdem tempo buscando nos bancos de dados o histórico do atendimento. Os softwares mais modernos permitem, ainda, criar rotas inteligentes por produto, assunto ou motivo.
Rapidez e eficiência no atendimento
Outro benefício importante das ferramentas de gestão de e-mails e que está diretamente relacionado a produtividade da empresa, é a rapidez na resolução das demandas. Com esses softwares, os operadores conseguem realizar um atendimento mais assertivo e em menor tempo, pois eles têm um painel completo e organizado para seguirem com o trabalho.
Para os call centers, essa maior produtividade é excelente, pois a taxa de disponibilidade dos atendentes e a quantidade de atendimentos realizados por dia só aumentam.
Monitoramento contínuo
As ferramentas de gestão de e-mails permitem que os gestores analisem todos os tickets de acordo com o nível de serviço desejado, além disso, eles recebem alertadas sobre os vencimentos de tempos pré-definidos e têm acesso a relatórios detalhados sobre cada ticket ou grupo de atendimento.
Melhoria no atendimento, clientes mais satisfeitos!
Quando a produtividade e o atendimento melhoram, consequentemente, os clientes ficam mais satisfeitos e dificilmente voltam a enviar e-mails para a empresa com a mesma solicitação, pois ela já foi resolvida de forma eficiente.
Contar com a parceria de uma boa ferramenta de gestão de e-mail é muito importante para que as empresas aumentem a produtividade e ampliem a qualidade do atendimento prestado, satisfazendo os seus consumidores.
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